OKR چیست و چگونه از آن استفاده کنیم.

OKR  را می توان یکی از با سابقه ترین سیستم های هدف گذاری دانست. چرا که این سیستم امتحان خود را به عنوان یک سیستم هدف گذاری فوق العاده پس داده است.

 

تا به حال به سایت لینکدین سر زده اید؟ ارزش کمپانی لینکدین چقدر است؟ این سایت در سال ۲۰۱۶ به ارزش ۲۰ میلیون دلار در بازار سهام عرضه عمومی شد. جف وینر مرد ۴۸ ساله ی نیویورکی، کسی بود که این کار را انجام داد. فردی که اطرافیان از وی به عنوان فردی دارای هوش و تخیل قوی نام می برند. تخیلی که آن را در بلندپروازی های شخصی اش می بینیم.

 

زمانی که به رزومه این فرد نگاهی می اندازیم، متوجه موفقیت در تمامی مراحل زندگی شخصی اش می شویم. چه زمانی که در سال ۱۹۹۲ در رشته اقتصاد از دانشگاه وارتون (از معتبرترین دانشگاه های اقتصاد، جایی که ترامپ و ایلان ماسک نیز از فارغ التحصیلان آن هستند.) فارغ التحصیل شد، چه زمانی که هفت سال در انواع پست ها در یاهو کار کرد و باعث شد تا یاهو به ۵۰۰ میلیون کاربر برسد. و چه زمانی که در سال ۲۰۰۸ به لینکدین پیوست و در سال ۲۰۱۱ به همراه رید هافمن به جایزه کارآفرین سال آمریکا دست پیدا کرد و چه در آخرین کار بزرگ این شخص یعنی وقتی لینکدین را از استارت آپی ۱ میلیون دلاری به بیزینسی ۲۰ میلیون دلاری تبدیل کرد.

 

این فرد تقریباً در تمام بخش های زندگی شخصی و کاری اش موفق بوده است. شاید شما فکر کنید که وی به خاطر هوش سرشارش به چنین موفقیت هایی رسیده است اما خودش آن را مدیون اهداف بلندپروازانه اش و شیوه برنامه ریزی و هدف گذاری فوق العاده اش یعنی  OKRمی داند. و معتقد است با این شیوه هدف گذاری می توانید به موفقیت و آرزو هایتان برسید.

 

اگر برایتان سوال است که OKR چیست یا چرا لازم است بدانید که چیست و مهم تر، از آن در بخش هایی از زندگی و کارتان استفاده کنید، کافی است نگاهی به شرکت ها و افرادی که از این شیوه مدیریت اهداف و برنامه ریزی استفاده کرده اند بیاندازید. شرکت هایی مثل لینکدین و گوگل که تقریباً به شکل همیشگی در حال رشد و پیشرفت اند.OKR  را می توان دلیل این کیفیت در رسیدن این شرکت ها به موفقیت و “باقی ماندن در موفقیت” دانست.

 

OKR  دقیق است، مناسب افراد زیادی است. از جمله مدیران شرکت ها که از آن هم برای مدیریت شرکت هایشان و هم برای زندگی شخصی شان می توانند بهره ببرند. از آنجایی که اغلب افراد به دنبال رسیدن به موفقیت چه در بعد زندگی شخصی و چه در بعد سازمان و شغلی هستند. می خواهیم ببینیم که چه چیزی سبب این مقدار از ارزش OKR برای افراد موفق و هدفمند شده است.

OKR چیست ؟

معرفی OKR

به طور خلاصه OKR مخفف “Objective and Key performance” به معنی ” وظایف و اهداف و کارایی های کلیدی” است. یک چارچوب تعیین و پیگیری اهداف و خروجی آن ها است. اهداف چیزی است که شما می خواهید به آن برسید. غالباً قابل اندازه گیری، کیفی و با مدت زمانی محدود است. نتایج کلیدی نیز بایستی قابل اندازه گیری و سنجش، خاص و به هم پیوسته باشند. نتایج کلیدی باید مشخص کنند که شما تا چه مقدار به اهدافتان نزدیک شده اید، در مسیر رسیدن به آن هستید یا کار اشتباهی می کنید، یا حتی در خطر نرسیدن به اهدافتان هستید. موفقیت باید با برنامه ریزی باشد. اهداف لازم است دقیق باشد.

 

علاوه بر این OKR غالباً به لیست اهداف و نتایج کلیدی هم می گویند. به این صورت که اگر کسب و کار شما ۲ عدد OKR  دارد یعنی شما ۲ هدف اصلی دارید و برای آنها مطابق OKR نتایج کلیدی مشخص کرده اید و در جهت رسیدن به اهداف پیش می روید.

ما در بخش های بعدی به طور مفصل در مورد اهداف و نتایج کلیدی توضیح می دهیم.

تاریخچه OKR

ایجاد و شروع استفاده از سیستم OKR را به “اندی گروو” که اولین بار در شرکت اینتل از این رویکرد استفاده کرد، نسبت می دهند. وی در سال ۱۹۸۳ کتابی با عنوان ” مدیریت بیشترین خروجی” در مورد توضیحاتی برای سیستم OKR  منتشر کرد. گروو در کتابش می گوید” اهداف کلیدی بایستی قابل اندازه گیری باشند، اما زمانی که در آخر کار به آنها نگاه می کنید بدون هیچ استدلالی باید به این سوال پاسخ بدهید که ” آیا به این هدف رسیدم یا نه؟” جواب بله و خیر است، بدون هیچ قضاوتی.

در سال ۱۹۷۵ “جان دوئر” که در آن زمان یک مدیر فروش در اینتل بود، دوره ای آموزشی در اینتل با تدریس ” اندی گروو” گذراند که در آن  تئوری OKR توضیح داده شد. در سال ۱۹۹۹ وی ایده استفاده از این سیستم مدیریتی را در اختیار “کلینر پرکینز کافیلد”، که درآن زمان در گوگل سرمایه گذاری کرده بودند، قرار داد. آنها به سرعت روش های استفاده از OKR را فرا گرفتند و  آن را به فرهنگ بنیادی گوگل تبدیل کردند.

 

“لری پیچ” می گوید ” استفاده از OKR به ما کمک کرد تا بارها رشد زیادی در کار داشته باشیم. کمک کرد تا وظیفه بسیار مهم’سازمان دهی اطلاعات دنیا‘ را به عنوان یک هدف در نظر بگیریم و حتی امروزه آن را قابل دسترسی ببینیم. من و سایر اعضای تیم گوگل را وقت شناس و وظایفمان را قابل رهگیری نگه داشت، که برای تیم ما مهم ترین چیزها بود.”

بعد از استفاده از OKR به شکلی جدی در گوگل سایر شرکت های معتبر همچون مایکروسافت، توییتر، لینکدین، اوبر، ادوبی و…، شروع به استفاده از این سیستم مدیریت پروژه و اهداف کردند.

شرکت هایی که از OKR استفاده می کنند.

امروزه شرکت های مشهور زیادی از این سیستم استفاده می کنند. گوگل، مایکروسافت، اوراکل، ادوبی، توییتر و بسیاری دیگر از شرکت ها در این لیست بلند بالا حضور دارند. اما چرا استفاده از OKR اینقدر در میان این شرکت ها متداول است. بسیاری از افراد دلیل تأثیر فوق العاده و به تبع استفاده فراوان از OKR را این دانسته اند که:  OKR باعث می شود تا تمامی افرادی که در یک شرکت کار می کنند با اهداف اصلی شرکت هم تراز بشوند و بدین ترتیب تلاش جمعی تیم شما بر روی دستیابی به اهدافی که واقعاً مهم است متمرکز می شود. OKR اهداف را ممکن می سازد و در عین حال به اهداف بلند پروازانه نیز بها می دهد. در ادامه در مورد بعضی از شرکت هایی که از OKR به شکل جامعی استفاده می کنند توضیح می دهیم.

گوگل

اولین باری که گوگل از OKR استفاده کرد یک تیم ۴۰ نفره بود، اما امروزه که به شرکتی با ۷۰٫۰۰۰ کارمند تبدیل شده است نیز از آن به شکل مفیدی استفاده می کند. لری پیچ و سرگی برین OKR را برای شرکت کوچکشان برگزیدند چرا که معتقد بودند این شیوه با باور اصلی آنها که بایستی دست کارمندان برای تعیین و رسیدن به اهداف فوق العاده باز باشد، کاملاً تطابق دارد. آنها حتی امروزه اقدام به تدوین یک آموزش خلاصه برای OKR نیز کرده اند.

لینکدین

“جف وینر” زمانی که به پست مدیرعاملی شرکت لینکدین رسید اقدام به تدوین و استفاده از این روش در سازمان گرفت. با استفاده از شیوه OKR نه تنها این سازمان توانست به هدف “عرضه سهام اولیه ۲۰ میلیون دلاری” خودش برسد، بلکه حالا که توسط مایکروسافت خریداری شده است باعث شده است تا با توجه به کارایی OKR در لینکدین، در مایکروسافت نیز  از آن استفاده بشود. OKR  این شعار “چه چیزی واقعا برای ما اهمیت دارد” را به تمام سطوح این شرکت منتقل کرده است. این سیستم قطعاً به عنوان یک رسانه ارتباطی مؤثر برای تعیین اولویت ها عمل می کند. می توان گفت با استفاده از این سیستم تمام افراد سازمان اهداف سازمان را بهتر می فهمند.

کجا از OKR استفاده کنیم.

می توان گفت OKR در موارد بسیاری یک سیستم هدف گذاری مفید است. اما بررسی و انتخاب آن تنها به عهده شما است، چرا که ما اهداف شما را نمی دانیم تا در مورد آن نظری صادر کنیم. ولی به طور کلی می توانیم مواردی را نام ببریم که استفاده از OKR در آن ها توصیه می شود. چرا که امروز مورد استفاده است و نتایج مفیدی داشته است.

 

شاید مهم ترین جایی که OKR استفاده شده، شرکت هایی است که رشد سریعی دارند. به خاطر بالا بودن سرعت پیشرفت آنها، اشتباه بودن هدف یا مسیرشان ضرر بزرگتری به آن ها می زند. (برای مثال یونیکورن های سیلیکون ولی) OKR باعث می شود شما در میان راه، خودتان، اهدافتان و مسیرتان را بسنجید. اشتباهات موجود را به سرعت اصلاح کنید و روی نکات مهم و مفید تمرکز بیشتری بکنید.

 

اهداف بسیار بزرگی دارید. یکی از مهم ترین مواردی که OKR موجب بررسی دقیق آن می شود اهداف چند جانبه و بزرگ است (چه در ابعاد سازمانی و چه به شکل فردی). اگر اهدافتان خیلی بزرگ است پس مسلماً نیاز به قدم های بلندپروازانه دارد، چیزی که OKR برای آن شناخته شده است. همچنین شما لازم است بسنجید که در هر وجه این هدف چه قدر پیشرفت داشته اید. به اصلاح لازم است اهداف بزرگ را به مقادیر کوچک تری بشکنید.

در OKR هدف، همان هدف بلند مدت و اصلی برنامه است. نتایج کلیدی نیز مواردی هستند که با سنجش آنها مشخص می شود چقدر به هدف نزدیک شده ایم.

 

اما بعضی از اهداف نیز اصلاً توجیه ندارند تا با OKR انجام بشوند. برای مثال اهداف کوتاه مدت (اهدافی که زمان رسیدن به آنها حداکثر یک ماه است). چون اگر اهدافتان کوتاه مدت باشد به راحتی مشخص می شود که آیا در جهت رسیدن به هدف تان حرکت می کنید یا خیر. عملا نیاز به استفاده از یکی از ویژگی های مثبت این سیستم، که همان سنجش مسیر است، نمی باشد. همچنین اغلب آرزو های بلندپروازانه بلندمدت هستند، پس نیازی به بلندپروازی در کوتاه مدت نداریم (چرا که منطقی نیست در زمان کوتاهی کاری بزرگ انجام دهیم با هرمقدار برنامه ریزی). OKR کاربرد چندانی برای اهداف کوتاه مدت ندارد. استفاده از آن به نوعی اتلاف انرژی بر روی روشی است که نفع خاصی برای ما ندارد. پس بهتر است بر روی شیوه های دیگری که در مقالات بعدی می خواهیم ذکر کنیم، تمرکز کنید OKR نمی تواند پاسخ شما باشد.

 

این موارد به نوعی دلایل مشخص برای استفاده یا عدم استفاده از OKR دارند. اما اگر هدفی دارید که مطمئن نیستید OKR  روشی مناسب برای شما هست یا خیر، کافی است سایر روش ها را نیز مطالعه کنید تا بعد از آن با دیدی وسیع تر تصمیم خودتان را بگیرید و احتمال اشتباه خودتان را کاهش بدهید.

 

نکات مهم در استفاده از OKR

استفاده از OKR از یک سری اصول کلی تبعیت می کند. در کنار آن ها لازم است که به یک سری نکات ریز نیز توجه کنیم. نکاتی که در ادامه شاید به آنها پرداخته نشود.

شکست ممکن است:

بیاید منطقی به قضیه نگاه کنیم. با بهترین برنامه ریزی ممکن، در نظر گرفتن مناسب ترین اهداف و بسیاری کار دیگر که موجب می شود احتمال موفقیت ما زیاد شود، باز هم ما از آینده خود خبر نداریم. بسیاری از موارد، قابل سنجش و اضافه کردن به برنامه و سیستم ما نیست. پس بدانید شکست خوردن به هر دلیلی، نیز بخشی از کار است.

شکست احتمال بالایی دارد و در بسیاری از موارد قابل اجتناب نیست. اما در واقع عملکرد ما هنگام شکست است که اهمیت دارد. شما می توانید هنگامی که شکست خوردید ناامید شوید و دست از تلاش بردارید و یا می توانید قبول کنید اتفاقی است که رخ داده. مجدداً با بررسی OKR خودتان، تلاش کنید تا این دفعه OKR بهتری تدوین کرده و بیشتر برای رسیدن به موفقیت تلاش کنید.

تنها بر روی اولویت ها تمرکز کنید.

شاید یکی از معایب این سیستم عدم بسته بودن دست شما در تدوین و تعداد OKR ها باشد، به همین دلیل ممکن است شما با تدوین تعداد زیادی هدف و همینطور نتیجه کلیدی خودتان را در محاصره تعداد بسیار زیادی وظیفه و هدف جانبی قرار بدهید.

یک اولویت اصلی را در نظر بگیرید، برای آن چند OKR لازم تدوین کنید، شروع به پیشروی در مسیر رسیدن به اهداف و بررسی مسیرتان کنید. جان دوئر اصولی کلی در تدوین OKR برای خودش داشت. او می گوید.

حداکثر ۵ هدف و هرکدام حداکثر ۴ نتیجه کلیدی

s 

 

بازه بین ۶۰ تا ۷۰ درصد از رسیدن به هدف بهترین نتیجه است. و زیر ۴۰ درصد بدترین

 

پس از رسیدن به هدف اصلی، تنها به دنبال رسیدن به نتایج کلیدی “بسیار مهم” باشید.

 

برای مثال به OKR زیر توجه کنید.

 

هدف

ثبت رکورد های زیر در زمینه آمار مفید کاربران در ماه آینده

 

نتایج کلیدی

۱۷۰٫۰۰۰ بازدید از سایت

۲۳٫۰۰۰ عضو جدید در سایت

۷٫۵۰۰ عضو ویژه جدید در سایت ( اعضایی که از برنامه های پولی استفاده می کنند. )

 

ممکن است در این OKR شما بتوانید نتایج کلیدی دیگری نیز اضافه کنید، اما یادتان باشد بالا رفتن تعداد آنها از تمرکز شما بر روی هر کدام از نتایج کلیدی می کاهد. لازم نیست در تمام زمینه ها آمارها را بهبود ببخشید. ابتدا فقط بر روی مهم ترین ها تمرکز می کنیم.

 

در پایان ماه تصور کنید که شما دقیقا به ۷۰ درصد هدف خود رسیده اید. یعنی ۱۲۰٫۰۰۰ کاربر از سایت تان بازدید داشته اند. ۱۶٫۰۰۰ عضو جدید داشته اید و  ۵٫۲۰۰ نفر هم به صورت ویژه در سایت تان عضو شده اند. شما به امتیاز مناسبی رسیده اید. اما اگر از نظر شما مورد سوم بسیار مهم است و باید حتما به آن برسید، اشکالی ندارد مدتی کوتاه را (مثلا ۱۰ روز) در نظر بگیرید تا به ۱۰۰ درصد سومین نتیجه کلیدی برسید. اما یادتان باشد که شما نباید مدت زیادی را برای این کار صرف کنید چرا که از شروع OKR های بعدی بازخواهید ماند.

روش استفاده از OKR

اهداف در OKR

در قدم اول لازم است تا اهدافمان را مشخص کنیم. به طور کلی اهداف باید مشخص و دقیق باشند. به این معنی که باید زمان بندی شوند. (ددلاین مشخص داشته باشد، انگیزه بخشی کافی داشته باشد و پاسخ “چرایی” دقیقی داشته باشد. بدانید چرا آن کار را می کنید). همچنین هدف را در یک جمله ملموس، عینی و پیوسته بیان کنید. اما این ها به طور کلی مواردی است که “هدف خوب” را مشخص می کند. اما برای این که هدفمان از نظر OKR معتبر و مفید باشد لازم است تا بدانیم چه کارهایی انجام دهیم؟

 

اول این که بایستی در عین حفظ منطق هدف گذاری، بلندپروازی کنید.

مثلاً فرض کنید که می خواهید هنرهای دستی خود را از طریق اینستاگرام بفروشید. اگر تازه اقدام به درست کردن پیج اینستاگرام کرده اید منطقی نیست توقع داشته باشید که در هفته اول ۱۰٫۰۰۰ نفر صفحه شما را فالو کنند. شاید متوسط این مقدار با تبلیغ ۱٫۰۰۰ نفر باشد. بلند پروازی در عین حفظ منطق، یعنی شما برای جذب ۱٫۵۰۰ تا ۲٫۰۰۰ دنبال کننده اقدام کنید.

بلندپروازی از اصول اولیه OKR است. شما نباید از انتخاب اهدافی که در نگاه اول (و نه به طور کلی) غیرممکن می رسند، اجتناب کنید. اهداف باید چالش برانگیز باشند، تا شما در مسیر رسیدن به اهداف اصلی انگیزه نیز داشته باشید. نکته مهم دیگر راحتی در به خاطر سپردن اهداف است. اهدافتان را تا حد ممکن کوتاه، قابل فهم و صریح بیان کنید. برای مثال اگر لازم است حین خواندن هدفتان نفس بگیرید، می توان گفت هدفتان را خوب ننوشته اید. پس دوباره سعی کنید.

نتایج کلیدی در OKR

نتایج کلیدی مواردی هستند که مشخص می کنند تا چه مقداری به هدف اصلی خودتان نزدیک شده اید، اصلا آیا در مسیر آن قدم برمیدارید یا راه اشتباهی رفته اید؟ از آنجایی که از اصول OKR بررسی کردن دوره ای OKR است پس لازم است نتایج کلیدی را طوری تعیین کنید که بتوان در هر بازه ¼ از کل مدت اختصاص داده شده برای هدف، آنها را بررسی کرد ( مثلا اگر برای ۱ سال هدف تعیین کرده اید می شود هر ۳ ماه یکبار ) آن ها تنها معیارهایی برای شناخت مسیر رسیدن به اهدافتان است پس آن را با اهدافتان اشتباه نگیرید. در کنار این مورد لازم است در حد توان ساده و در حداکثر ۵ مورد آن ها را بیان کنید. استفاده از موارد زیاد همانطور که در بخش قبلی بیان شد به OKR شما آسیب می زند.

بهینه سازی OKR

بیان کردیم که در دوره های زمانی مشخصی لازم است تا OKR بررسی بشود. اما این کار چطور باید انجام شود؟ در قدم اول لازم است یک سیستم سنجش نمره ای (کمی) تعیین کنید. تنها با استفاده از اعداد است که می توانید بفهمید چه عملکردی داشته اید پس پیش از شروع و پس از نگارش OKR خودتان به این فکر کنید که چطوری بایستی آن را بسنجید. پس از این که متوجه شدید چطور آن را بسنجید حال بایستی ببینید پس از سنجش OKR چه کار لازم است بکنید.

دو حالت را می توان تعیین کرد. یا بعد از مدتی نمره شما برای بررسی OKR تان بالای مقدار قبولی است یا به مقدار قبولی نرسیده است. اگر شما در رسیدن به نتایج کلیدی بخش اول کاملا ( در OKR منظور از کامل نمره ای در حدود ۶۰ الی ۷۰ درصد نمره کامل است.) موفق بوده اید لازم است تا نتایج کلیدی جدیدی را برای بخش دوم تعیین کنید و اقدام به برنامه ریزی برای رسیدن به آن کنید. اما اگر در رسیدن به نتایج کلیدی OKR خود ناموفق بودیم چه کنیم؟

در قدم اول لازم است تا بررسی کنید. ببینید که چرا این اتفاق افتاده است. آیا مشکلی خاص بوجود آمده است که از کنترل شما خارج بوده است؟ آیا مواردی را در طراحی OKR سهوا اشتباه انجام داده اید ؟ آیا موارد خاص و مهمی را نادیده گرفته اید؟ تا رسیدن به جواب اقدام به پرسش سوال کنید. چرا که اگر نتوانید به جواب برسید مسلما در بخش بعدی مسیر OKR خود باز شکست خواهید خورد. پس از یافتن جواب ها لازم است تا آنها را در OKR خود تاثیر بدهید. به این گونه که اگر توانایی تغییر المانی از آن را دارید، تغییر بدهید و اگر حوادثی که از دسترس شما خارج اند موجب این مشکلات شده اند، سعی کنید OKR خود را به شیوه ای تغییر بدهید که مستقل از آن گونه مشکلات عمل کند.

ویژگی های OKR

مزایای OKR

انعطاف پذیری منطقی

خشک بودن و غیرقابل تغییر بودن روش های هدف گذاری و برنامه ریزی در مواردی ممکن است به تنهایی باعث شکست خوردن در مسیر یک هدف گذاری شوند.” اگر قابل تغییر با شرایط نباشند.” OKR از سیستم هایی است که به مقدار معقولی انعطاف پذیر است به این معنی که شما می توانید در زمان های مشخص و یا اضطراری نتایج کلیدی و یا اهدف کوتاه مدت خود را متناسب با شرایط تغییر دهید. این میزان انعطاف پذیری OKR نه بیش از اندازه زیاد است تا عملا باعث سردرگمی افراد بشود، و نه آنقدر کم است که عملا تفاوت فاحشی با سیستم های خشک سنتی ایجاد نکند.

به طور کلی بعد از گذشت هر ¼ مقدار از زمان یا مسیری که برای رسیدن به اهداف در نظر گرفته ایم، اقدام به بازبینی و سنجش می کنیم تا در صورت وجود مشکل اقدام به حل آن کنیم و در صورت مناسب بودن شیوه تا اینجای کار همان را ادامه بدهیم.

در نظر گرفتن بلندپروازی

در سیستم های قدیمی مانند MBO ( که در اینجا بررسی نمی کنیم ) و waterfall اهداف بایستی کاملا منطقی باشند، به این شکل که رسیدن به ۱۰۰% اهداف امری پسندیده و قابل تشویق است. اما داستان OKR چیز دیگری است. OKR شما ( اگر اهداف شخصی است ) و یا تمام افراد درگیر از مدیر تا کارمند ( اگر اهداف سازمانی است ) را تشویق می کنند تا اهداف بلندپروازانه ( ولی نه غیرمنطقی ) تنظیم کنند. پس طبیعی است که در OKR رسیدن حتی به ۶۰% اهدافی که تنظیم می کنید، قابل تقدیر است. جان دوئر اولین کسی که به شکل امروزی OKR را معرفی کرد می گوید ” اگر همواره به ۱۰۰% اهدافی که مشخص می کنید می رسید، مشخص است زیاد بلندپروازی ندارید.”

کمی بودن

بسیاری از شیوه های هدف گذاری ( مانند SMART ) تنها بر روی خود اهداف تمرکز می کنند. اما بخش نتایج کلیدی در OKR برروی این تمرکز دارد که شما چگونه می خواهید به اهدافتان برسید، که به اندازه همان اهداف مهم است. تعریف نتایج کلیدی در هر ¼ باعث می شود که شما با وضوح بیشتری اهداف و مسیر رسیدن به آن ها را ببینید و تمامی نیازها، کارها و ابتکاراتی که لازم است به اهدافتان برسید را در نظر بگیرید.

جدا بودن از خسارت ها و مزایا

در این سیستم نه جایزه ای برای رسیدن به اهداف در نظر گرفته شده است و نه اگر شما برای رسیدن به بخشی از اهدافتان – که بلندپروازانه است- موجب بوجود آمدن خسارتی شوید، مشکلی برای شما بوجود می آید. در نگاه اول نامناسب و غیرمنطقی به نظر می رسد، اما از آنجایی که یکی از موارد مهم در OKR بلندپروازی ها است، لذا قراردادن پاداش و جریمه در سیستم OKR موجب باقی ماندن تمام افراد در محدوده امن و عدم بروز بلندپروازی و خلاقیت ، می شود. که در بلند مدت موجب عدم رشد شرکت( یا فرد ) و رکود آن میشود.

معایب OKR

نامحدود بودن

بر خلاف این که به نظر می رسد نامحدود بودن مناسب است، اما نامحدود بودن در OKR موجب می شود که شما OKR های زیادی تدوین کنید و در اولویت دهی به آنها دچار مشکل بشوید. در حالی که یک نقشه استراتژیک و یا امتیاز دهی موجب تمرکز فردی و یا سازمانی بر روی یک سری اولویت خاص و مهم می شود، اما از آنجایی که OKR از هدایا و خسارت ها جدا است موجب می شود که مشخص شدن اولویت های فردی و سازمانی کمی سخت و گاهی حتی ( اگر تعداد بسیار زیادی OKR و به شکل غیرمنطقی تدوین کنید.) غیر ممکن بشود و موجبات گمراهی و شکست در مسیر رسیدن به اهداف را شامل بشود. پس تنها بر روی اولویت ها (خودتان مشخص کنید ) تمرکز کنید و به یاد داشته باشید که OKR مانند جواهرات است. هر چه کمتر باشد ارزشمند تر است.

وابسته بودن به شخص

بگذارید کمی بهتر این را توضیح دهیم زمانی که شما OKR خود را برای استفاده شخصی تدوین می کنید،هیچ مشکلی نیست. چرا که نویسنده و خواننده و کاربر OKR خود شما هستید. اما زمانی که برای هدفی به شکل تیمی فعالیت می کنید و یا در هنگام کار در یک سازمان OKR می نویسید، این OKR در اختیار تمام افراد تیم یا سازمان قرار می گیرد. ممکن است برداشت آن ها با برداشت شما از یک OKR واحد متفاوت باشد و موجبات اشتباه در فعالیت های بین شما و همکارتان را فراهم کند.

این مشکل به خودی خود وجود دارد اما به راحتی قابل حل است. تنها کافی است اگر در مسیر هدفی قدم برمی دارید که تیمی است و چندین OKR برای آن تدوین شده است، به برداشت خود اکتفا نکنید. نه تنها ابهامات بلکه در مورد تمام ساختار OKR با همدیگر مشورت کنید. در صورت لازم مستنداتی تهیه کنید که چرایی اهداف و نتیجه حاصله از رسیدن به آنها را در بر بگیرد. تمام اعضای تیم باید درک واحدی از اهداف داشته باشند. در غیر اینصورت ابهامات باعث تغییر مسیر اشتباهی خواهد شد.

OKR در مکان های مختلف

شاید OKR ابتدا در مفاهیم سازمانی خود را نشان داده باشد. اما این به این دلیل نیست که از OKR نمی توان در زندگی شخصی استفاده کرد. ابدا، همانطور که OKR در بخش سازمانی فاوید بسیاری دارد و ارزش بالای خود را به نمایش گذاشته است، می توان با مدل کردن آن از آن در زندگی شخصی نیز استفاده کرد. اما از آنجایی که OKR ابتدا در عرصه کسب و کار و مدیریت سازمانی عرضه شده است،مسلما لازم است تا المان هایی از آن برای کارایی بیشتر تغییری جزئی بکند. تا اینجای مقاله OKR را به شکل کلی توضیح داده ایم شما با خواندن ادامه متن تنها توانایی خود را در استفاده از OKR در بخش های مختلف زندگی می آموزید. نکاتی که یادگیری آنها برای افزایش کارایی OKR تان خالی از لطف نیست.

OKR در زندگی شخصی

اگر تنها خودتان در جریان رسیدن به هدفی شخصی قرار دارید و برای آن OKR تدوین کرده اید. این بخش مخصوص شماست. هدفتان رسیدن به نمره ای خاص در معدلتان است؟ یا می خواهید به مقدار مشخصی ثروت برسید؟ شاید هم تصمیم دارید اقدام به لاغر کردن و شروع یک رشته ورزشی کنید؟ به طور خلاصه اگر نیازی نیست کسی دیگر OKR شما را بخواند این بخش را بخوانید.

از آنجایی که در این بخش تنها خودتان به OKR تان دسترسی دارید، لازم نیست زمانی را برای وضوح آن برای افراد دیگر صرف کنید. به جای آن طوری OKR خود را طراحی کنید که بهترین ورژن برای خودتان باشد. مثلا اگر لحن خاصی در ذهن شما بهتر باقی می ماند از آن لحن استفاده کنید. اگر نتیجه کلیدی خاصی تاثیری برایتان دارد که شاید برای دیگری نداشته باشد موردی نیست نتیجه کلیدی مخصوص خودتان را بنویسید.

یکی از موارد جالبی که می توان در این بخش استفاده کرد اقدام به تعیین یک فاکتور اجبار برای اهداف خودتان است. برای مثال با کسی دیگر ( و یا حتی خودتان ) در مورد هدف اصلی تان شرط بندی کنید. به این صورت که اگر تا تاریخ معینی به هدف اصلی OKR نرسیدید متحمل یک ضرر، یا محروم شدن از یک نفع بشوید. به این شکل حتی اگر زمانی انگیزه شخصی کافی برای حرکت در مسیر OKR خود را نداشتید، اجبار موجب می شود تا زمان بازگشت انگیزه تان دست از تلاش برندارید. ( بسیار مهم است که تنها روی اهداف شرط ببندید چرا که نتایج کلیدی تنها معیار هایی برای سنجش کارتان است و لازم نیست تمام آنها را انجام بدهید.)

OKR در وظایف سازمانی و شراکتی

هرگاه به جز خودتان کسی دیگر نیز در جریان OKR طراحی شده تان بود می توان گفت باید از این بخش استفاده کنید. برای مثال اگر شما و دوستتان تصمیم دارید تا با اقدام به تاسیس یک فروشگاه کنید. اگر مسئول برگزاری یک جشن هستید. یا حتی اگر در مسیر موفقیت شخصی تان نیاز به فعالیت جانبی یکی از دوستانتان دارید. این بخش مخصوص شماست آن را بخوانید.

ابتدا این را بدانید که OKR از بالا به پایین تدوین می شود. یعنی اصلی ترین هدف  را در بررسی کنید و کسی که آن را تعیین کرده است رئیس در نظر بگیرید. حالا در ادامه لازم است OKR را به این شکل مرتب کنید. فرض کنید شما رئیس یک شرکت هستید که در زمینه های مهندسی، فروش، بازاریابی و پشتیبانی فعالیت می کند. شما یک OKR تنظیم می کنید و آن را در اختیار مدیر هر بخش قرار می دهید. آنها متناسب با OKR شما یک OKR برای خودشان تدوین می کنند. و این روند تا پایین ترین رده های سازمانی شما ادامه پیدا می کند.

به این شکل شما به عنوان مدیر به جای صرف وقت و تمرکز بر روی موارد جزئی در مورد کلیات و استراتژی ها فکر می کنید و تنها به دنبال اهداف تعیین شده هستید. به این شکل هر بخش تنها لازم است به اهداف برسد و بدین ترتیب با تدوین OKR مختص به خود خلاقیت و بلندپروازی خود را به نمایش می گذارد. همچنین می توان گفت روح شرکت و هدف اصلی به عنوان هدف کلی شرکت به تمامی افراد ابلاغ می شود پس اعضا خودشان را در قالب یک تیم در نظر گرفته و ارزش بیشتری برای هدف قائل می شوند.

طراحی یک OKR از ابتدا

ابتدا به طور خلاصه مرور میکنیم که برای نوشتن یک هدف و نتایج کلیدی آن باید چه مواردی رعایت شود.

در مورد هدف می دانیم که

• هدف باید کمی و قابل اندازه گیری باشد.
• هدف باید انگیزه بخش باشد.
• بایستی مدت زمان مشخصی برای رسیدن به هدف در نظر گرفته بشود.

در مورد نتایج کلیدی می دانیم که

• باید ما را به چالش بکشند
• باید قابل اندازه گیری باشند.
• باید قابل دسترس باشند.
• حداقل یکی از نتایج کلیدی باید بلندپروازانه باشد

فرض می کنیم که تصمیم دارید کاربران سایت نوپای خود را افزایش بدهیم. خودمان را در معرض دید قرار بدهیم و کاری کنیم ما را بشناسند. مشخصا این یک هدف نیست و تنها یک خواسته و آرزو است. بیاید آن را به یک هدف متناسب با OKR تبدیل کنیم. با توجه به خلاصه ای که در بالا آمد هدف زیر را می نویسیم.

رسیدن به ۱۰٫۰۰۰ کاربر شبکه اجتماعی با نسبت ۱۰% کاربر سایت و ۵% کاربر پولی

برای رسیدن به این هدف نیاز است تا معیار هایی تعیین بشود. این معیار ها همان نتایج کلیدی هستند. لازم است بازه های زمانی بین این سه ماه برای بررسی مشخص بشود. ما بازه های ۱ ماهه برای بررسی دوره ای در نظر می گیریم.

• ماه اول
  • افزایش کاربران پیج اینستاگرام به ۲۰۰۰ نفر
  • افزایش کاربران ثبت نامی سایت به ۱۰۰ نفر
  • رسیدن یکی از مطالب اصلی سایت به صفحه اول گوگل
• ماه دوم
  • افزایش کاربران پیج اینستاگرام به ۵۰۰۰ نفر
  • افزایش کاربران ثبت نامی سایت به ۵۰۰ نفر
  • افزایش کاربران پولی سایت به ۵۰ نفر
  • رسیدن ۵ تا از مطالب به صفحه اول گوگل
• ماه سوم
  • افزایش کاربران پیج اینستاگرام به ۱۰٫۰۰۰ نفر
  • افزایش کاربران ثبت نامی سایت به ۱۰۰۰ نفر
  • افزایش کاربران پولی سایت به ۵۰ نفر
  • رسیدن ۱۰ تا از مطالب به صفحه اول گوگل

در این موارد رسیدن ۱۰ تا از مطالب به صفحه اول گوگل در هدف اصلی عنوان نشده است. این گزینه را ما به عنوان یک بلندپروازی در نظر گرفته ایم. کاملا مشخص است رسیدن به آمار هایی که ما در نظر گرفته ایم با برنامه ریزی دقیق ممکن است. اما رساندن ۱۰ عنوان از مطالب به صفحه اول گوگل کاری دشوار، اما با این حال قابل انجام است. ما این مورد را به عنوان نتیجه کلیدی بلند پروازانه در نظر می گیریم.

حال برای نمونه و تنها برای ماه اول ما وظایفی برای رسیدن به نتایج تعیین می کنیم.

• هفته اول:
  • قرار دادن ۱۰ پست در پیج اینستاگرام
  • قرار دادن ۵ پست در وبلاگ
  • آماده کردن تمام زیرساخت های پیج اینستاگرام و بخش کاربری وبلاگ
• هفته دوم:
  • قرار دادن ۱۰ پست در پیج اینستاگرام
  • تبلیغ پیج اینستاگرام
• هفته سوم:
  • قرار دادن روزی ۱ پست اینستاگرام و ۱ پست وبلاگ
  • فراگیری آموزش های سئو
  • اعمال تغییرات سئوی لازم بر روی یک پست سایت
• هفته چهارم:
  • قرار دادن روزی ۱ پست اینستاگرام و ۱ پست وبلاگ
  • تبلیغ پیج اینستاگرام
  • تبلیغ وبسایت

پس از پایان ماه اول وضعیت را مورد بررسی قرار می دهیم. مثلا مشاهده می کنیم که توانسته ایم به هدف مان از نظر سئو برسیم. پس آموزش ها مفید بوده اند و در ادامه فرایند در مورد سئو همین روند را ادامه می دهیم.

از نظر فالور پیج اینستاگرام به ۵۰ درصد هدف خود رسیده ایم. برای بهبود این آمار کافی ست بررسی کنیم دلیل این کار چه بوده است؟ کم کاری از نظر پاسخ دهی به مخاطبان بوده است؟ آیا مشکل در قرار دادن پست ها بوده است؟ یا تبلیغات موثر نبوده است. پس از پیدا کردن مشکل برای حل آن اقدام می کنیم

در آخر مشاهده می کنیم که تعداد کاربران ثبت نامی ۲۰۰ نفر بوده است. با بررسی متوجه می شویم دلیل آن ترافیک بالای هدایت شده از طریق تبلیغ سایت بوده است پس این مورد به خوبی کار می کند.

حال کافیست برای بخش دوم مطابق با آموخته هایمان از بخش اول اقدام کنیم.

برای مثال این بار به جای پست گذاشتن به شکل دستی از ابزارها کمک میگیریم. برای بخش سئو همان آموزش ها را مجددا روی پست های دیگر اعمال می کنیم و تبلیغ سایت را مجددا به همان سایتی که در بخش اول استفاده کردیم می دهیم.

به طور کلی روند ساده است. کافی ست امتحان کنید. از اشتباهات خودتان درس بگیرید. فعالیت هایتان را بهبود ببخشید.

مثال هایی از OKR

در زندگی شخصی

هدف

فرض کنید می خواهید در زمینه تناسب اندام،دانشی و تکنیک های مدیتیشن پیشرفت کنید . این یعنی شما یک هدف بلند مدت ( مثلا ۱ ساله ) در نظر گرفته اید. که در زمینه های مختلفی خود را نشان می دهد. یک برنامه جامع است پس به راحتی می توان اندکی بلند پروازی در یکی از زمینه های آن بوجود آورد.

نتایج کلیدی

ما در اینجا به چندین نتیجه کلیدی نیاز داریم که حداقل بخشی از آن بلندپروازانه ( تاکید می کنیم که بلند پروازی با رویا پردازی غیر منطقی تفاوت دارد.) باشد. پس اقدام به تعیین آن ها می کنیم.

در یک باشگاه تناسب اندام ثبت نام کنیم و هر هفته ۵ روز و هر روز حداقل ۶۰ دقیقه اقدام به تمرین کنیم.

در روزهای کاری هفته، هر روز قبل از ۷ صبح ۱۵ دقیقه مدیتیشن کنیم.

هر دو هفته یکبار یک کتاب بخوانیم

هر روز ۵ وعده سبک ،مواد مغذی بخوریم

مبانی کدنویسی سایت را برای راه اندازی سایت یادبگیریم.

پس از اتمام اولین ¼ برای رسیدن به هدف مان اقدام به بررسی پیشرفت و  عملکرد مان در طی این مدت کرده و نمره ای در نظر می گیریم.

حال فرض میکنیم نمره قبولی را نگرفته ایم. اقدام به بررسی تمام اتفاقات خاصی که موجب این عدم قبولی در OKR مان شده است می کنیم. ( توجه کنید که لازم است تا روند پیشرفت را حتی به شکل لحظه ای بنویسید تا بعدا برای بررسی آن به حدس و گمان استدلال نکنید و نتیجه دقیق تری بدست آورید. ) فرض می کنیم یک تصادف در اوایل بخش اول موجب شده است که نتوانید به  باشگاه بروید و نداشتن منابع کافی و مفید دلیل این بوده است که نتوانید مبانی کدنویسی را بیاموزید.راه حل برطرف کردن این مشکلات چیست؟

واضح است شما توانایی جلوگیری از اتفاقی مانند تصادف را نداشتید و این مشکل شما نیست اما مشکل شما در تهیه منابع مورد نیازتان مشکل شماست. پیش از شروع بخش دوم اقدام به تهیه منابع مورد نیازتان بکنید. پیش نیاز هایی که بررسی نکرده اید را فراهم کنید تا دیگر این مشکل برایتان پیش نیاید. همینطور شما در این مدت متوجه شده اید بر خلاف این که خانواده برایتان بسیار نقش حیاتی ای دارد و زمان زیادی را با آنها سپری می کنید نقشی در برنامه تان ندارد. کافی است با بررسی کامل آن را به لیست نتایج کلیدی خود اضافه کنید. ( و یا اگر لیست شما به حداکثر تعداد رسیده است ، آن را جایگزین موردی کم اهمیت تر بکنید. )

در وظایف سازمانی

برای مثال فرض کنید شما صاحب شرکتی هستید و می خواهید در بخش خدمات پس از فروش و پشتیبانی یک OKR مطرح کنید. در حال حاضر کاربران زیاد از کیفیت بخش پشتیبانی رضایت ندارند. چالش شما رساندن این کیفیت به بالاتر از حد نرمال است. مطابق این مورد OKR ی طرح می کنیم.

هدف

بالاتر بردن سطح کیفیت بخش پشتیبانی از کاربران در ۳ ماه آینده.

نتایج کلیدی

بالارفتن امتیاز کاربران به پشتیبانی از ۳۰% رضایت ( حالت کنونی ) به ۷۰% رضایت ( هدف نهایی)

سوالات ۵۰% کاربران بایستی در کمتر از یک ساعت پاسخ داده شود. ( حالت کنونی ۱۰% است)

فراهم کردن بستر ۲۴/۷ ( ۲۴ ساعت، هفت روز هفته ) برای بخش پشتیبانی

ارائه یک جلسه آموزشی به مسئولین بخش پشتیبانی برای بهتر با کاربران

مشاهده می کنید که در این OKR ما برای هدفمان یک مدت محدود تعیین کرده ایم. ۴ نتیجه کلیدی قرار داده ایم. این نتایج به صورت کمی قابل سنجش هستند. یکی از این نتایج منطقی اما بلندپروازانه و نیازمند هزینه است. این OKR مناسب طراحی شده است و آماده کار است.

 

ما در اینجا تعریفی کلی و لازم از مفاهیمی و مواردی که برای هدف گذاری و برنامه ریزی به شکل OKR لازم داشتید را ذکر کردیم. مسلما موارد بیشتری از این سیستم نیز وجود دارد که شاید بعضا اطلاعات مفیدی داشته باشد اما لازم نیست. همچنین هیچ کجا ذکر نکردیم که OKR تنها و یا حتی بهترین شیوه هدف گذاری برای شماست.

OKR تنها یکی از چندین شیوه هدف گذاری است که ما تصمیم داریم برای شما آموزش دهیم. اگر تصور می کنید این سیستم شیوه ای مناسب برای شما نیست منتظر پست های بعدی ما باشید.